Covid19 et télétravail : En ces quelques semaines, la pandémie a réussi à faire bouger les entreprises, petites et grandes, plus vite qu’en une décennie de transformation digital en douceur. Le Covid19 a levé les freins dans les entreprises qui refusaient le télétravail et fait naitre chez les collaborateurs de nouveaux usages et de nouvelles attentes auxquels les entreprises vont devoir répondre. Il a aussi rebattu les cartes de la concurrence en fonction de la maturité digitale des entreprises.
« Désolé j’étais sur Mute »
Cette petite phrase, qui ne voulait rien dire pour la plupart d’entre nous il y a à peine 2 mois, est sans doute une de celles que j’ai le plus entendu et prononcé depuis. Sans transition, le lundi 16 mars, certaines entreprises et certains collaborateurs se sont retrouvés précipités dans une autre forme d’environnement de travail, d’organisation, de modes de fonctionnement et de relations professionnelles. Les théories sur la saine séparation entre temps et espace personnel et professionnel ne tenaient plus face aux contraintes de la pandémie.
Vive le télétravail !
Comme de nombreux collaborateurs de la Défense, j’ai quitté mon bureau le vendredi 13 mars, certes mon PC professionnel sous le bras, mais sans penser une seconde que je n’y reviendrai pas une fois le week end passé. M’adapter à cette nouvelle situation a été beaucoup plus facile pour moi. Je pratique le télétravail une journée par semaine depuis quelques années. Mon entreprise m’avait doté des outils nécessaires (smartphone, PC portable), formé aux règles de sécurité à respecter. J’avais déjà pris l’habitude d’échanger à distance avec mon manager, avec mes équipes (eux aussi en télétravail, certaines hors de France), d’organiser des réunions « hybrides », web conférence et présentiel selon les agendas de chacun, de collaborer à plusieurs sur des documents dans des espaces communs sécurisés, de m’organiser un espace de travail à mon domicile. Ce travail à domicile « contraint » reste certes un privilège pour les travailleurs dont l’outil de travail est facilement déplaçable (le PC) et dont la matière première est l’information (aisée à transmettre par voie numérique).
Même s’il est certain que le télétravail 1 ou 2 jours par semaine est différent d’un travail à domicile à 100%, force est de constater que les entreprises et les collaborateurs qui le pratiquaient se sont adaptés plus vite que les autres à cette nouvelle situation. Qu’il s’agisse d’un programme de bien-être au travail, d’une volonté de faire évoluer la culture de l’entreprise, ou de répondre aux épisodes des gilets jaunes et des grèves de l’an dernier, certaines entreprises avaient déjà organisé le travail à distance : doter leurs collaborateurs de téléphones et de PC portables, mettre en place des solutions d’accès à distance sécurisés. Ces dernières en ont tiré un avantage sur leurs concurrentes : elles ont pu s’adapter et reprendre plus rapidement leur activité.
Le confinement a également été propice à une critique des équipements et environnements IT des entreprises « traditionnelles », jugés en retard par rapport aux solutions des GAFA. Le procès est vieux comme le monde digital. Il convient de remettre à l’heure les pendules des « Yakafokon », par exemple en rappelant les « quelques » déboires de Zoom, tels qu’expliqués par François Coupez, Avocat à la cour, spécialiste en droit des nouvelles technologies : « problèmes de confidentialité, de sécurité, de conformité au RGPD, absence de chiffrement de bout en bout malgré l’argumentaire commercial publiquement affiché, fuites d’informations via des serveurs en Chine, comptes utilisateurs à vendre sur le « dark web », activation de la webcam sans autorisation, transfert de données personnelles vers Facebook (et sans consentement préalable, ce qui a donné lieu à une action de groupe en cours en Californie), lien d’invitation aux réunions sur des sites publics ».
Covid19 : année 1 de la transformation digitale ?
La dimension usage, et même « première fois » est un élément essentiel pour imaginer l’avenir. Et notamment des usages de la sphère privée, qui vont rapidement pénétrer celle de l’entreprise, l’histoire digitale récente l’a prouvé avec les réseaux sociaux, la messagerie instantanée, la vidéo auto-produite… La messagerie collaborative Teams a enregistré un pic de plus de 200 millions de participants sur une journée du mois d’avril 2020. Combien de « primo » utilisateurs dans ces 75 millions ? Les ventes de livres numériques ont explosé.
Et combien de téléconsultations médicales, de cours de sport à distance, de modules d’e-learning ont été enregistrées ces dernières semaines ? L’Éducation Nationale a réussi, plutôt bien, à faire en quelques jours ce qui semblait impossible depuis des années : faire entrer à grande échelle le digital dans la pédagogie scolaire.
Pour les ETI et PME, les commerces de proximité, cette pandémie a également creusé des écarts de concurrence entre les entreprises qui avaient initié une démarche de digitalisation de leur activité, même modestement : mini-site internet, présence dans Google my business, création de page Facebook ou Instagram avec fonction shopping, et qui ont pu reporter une partie de leur activité de vente… et les autres. Il a fallu, dans l’urgence, réinventer la relation client sur de nouveaux canaux.
« Plus que jamais, la période est propice à la prise de conscience de la nécessité du Multicanal grâce au Digital et au E-Commerce. Rien ne sera plus jamais comme avant. » Frédéric Poulet, CEO de Optimize 360, un groupe d’agences spécialisé dans l’optimisation de la présence digitale des entreprises. Les entreprises du numérique anticipent d’ailleurs une accélération de la transformation numérique, en s’appuyant sur une étude réalisée auprès de quelques adhérents du Syntec Numérique.
Peut-on raisonnablement penser que tous ces nouveaux usages ne seront qu’un feu de paille qui ne survivra pas à la pandémie ? Je suis plutôt convaincu que nous assistons à l’ancrage de nouvelles habitudes chez le client, le citoyen, le patient, le collaborateur. Quelle leçon en tirer : que le digital n’est plus une option mais une condition de survie pour les entreprises. Celles qui ne l’avaient pas encore compris ont souffert, certaines ne s’en relèveront pas. Le digital n’est définitivement plus une option pour les entreprises, petites ou grandes. « Les organisations qui ne s’adapteront pas disparaîtront violemment à cause d’un manque d’agilité et d’attractivité aux yeux des salariés, des clients et des parties prenantes » Luc Bretones, CEO de Purpose for Good.
Une nouvelle priorité : revoir en profondeur les espaces de travail
Suivant le calendrier du déconfinement, les entreprises sont amenées à organiser le retour progressif de leurs collaborateurs à partir du 11 mai. Certes, la priorité est aujourd’hui de préparer les aspects sanitaires de ce retour et de respecter la directive du Ministère du Travail : respects des gestes barrières, des espaces de distanciation, distribution de masques, de gel, nettoyage des locaux, gestion des espaces collectifs et des espaces de circulation (salles de réunion, couloirs, ascenseurs, espaces café, cantines…). Mais ces mesures ne sont pas compatibles avec un retour de 100% des collaborateurs, il va falloir, pendant encore de longues semaines encore, maintenir le travail à domicile pour une part des collaborateurs. Les entreprises vont devoir adapter durablement leurs espaces de travail et revoir ce qui était devenu une norme : open space, bureaux paysagers, bulles de confidentialité, « espaces de créativité » avec leur canapés profonds, ne seront plus compatibles avec des exigences sanitaires sur lesquelles les collaborateurs seront intransigeants. « Le flex office et les espaces de co-working sont morts pour un moment ! Ils étaient conçus pour favoriser les échanges, les rencontres. Or, par peur de la contagion, on va tout faire pour éviter de se croiser. » annonce Florence Lebreton Berthier, Chef de Projet workplace chez Arch Design, un cabinet d’architecture spécialisé dans les espaces de travail. En effet, comment avoir l’assurance que le bureau, l’ordinateur, les sièges de la salle de réunion ont été correctement nettoyés avant mon arrivée ? Et de poursuivre : « Il va falloir revoir l’aménagement des open space, même à minima, avec par exemple des cloisons en plexiglas. Car la distanciation en quinconce ne sera pas possible sur la durée, puisque cela revient à réduire le nombre de postes de travail pour un espace donné. »
Le réaménagement des bureaux impose de fermer ou de redéfinir la vocation de tous les lieux collectifs, d’échanges informels : espace café, cantines, cafétérias… Autant d’espaces destinés « à créer du lien », et que l’on disait encore récemment indispensables pour compenser le manque de sociabilisation du télétravail. L’entreprise va donc devoir s’interroger sur son rôle dans cette nouvelle organisation du travail : quel plaisir, quelle utilité pour le collaborateur de revenir dans l’entreprise ?
En ces quelques semaines, la pandémie a réussi à faire bouger les entreprises, petites et grandes, plus vite qu’en une décennie de transformation digital en douceur. Le Covid19 plus efficace qu’un CDO ! Cette pandémie a rebattu les cartes de la concurrence en fonction de la maturité digitale des entreprises. Il a fallu l’urgence et la contrainte pour lever les freins culturels et les prétextes techniques dans les entreprises qui refusaient le télé-travail ou d’autres formes de mangement que le contrôle présentiel étroit. Elle a aussi fait naitre chez les collaborateurs de nouveaux usages, qui vont aussi créer de nouvelles attentes et de nouvelles exigences vis-à-vis des entreprises. Mais les conséquences de ce terrible événement vont imposer aux entreprises de revoir leur offre RH en profondeur. Comment maintenir cette mission de création de lien, cette ambition d’un travail collaboratif, de partages, d’échanges, qui est considéré comme indispensable à la fois au bien-être du collaborateur mais également à la performance de l’entreprise ?
