Comment le Covid-19 a modifié l’organisation du travail, la perception du télétravail ? J’ai eu de nombreux échanges sur ce sujet avec plusieurs de mes contacts, et notamment avec Fabrice Berthelot, responsable pour la France de Poly, une entreprise spécialisée dans les solutions de communication pour les entreprises. Nos échanges étaient particulièrement intéressants, et notamment en raison de sa double vision en tant que chef d’entreprise et en tant que fournisseur de ce type de solutions pour les entreprises, une activité privilégiée pour percevoir les changements dans les entreprises. L’idée nous est donc venue de formaliser ces échanges dans une interview.

Comment la crise du Covid-19 et le confinement ont-ils modifié l’organisation du travail ?

Le télétravail occasionnel était déjà de plus en plus populaire, même avant que la pandémie du Covid-19 ne nous oblige à nous confiner et à télétravailler en continu. Chez Poly, nous vivons le scénario du travail à distance depuis des décennies, nos équipes sont mobiles et les collaborateurs connectés peuvent choisir de travailler de n’importe où. Mais toutes les entreprises n’avaient pas adopté le télétravail avant qu’il ne devienne la seule solution possible pour les organisations afin de continuer à fonctionner tout en respectant la directive du Gouvernement de rester à la maison pour éviter la propagation du Covid-19. 

Pour certaines organisations et certains dirigeants, les collaborateurs qui travaillaient souvent de chez eux étaient, à tort, souvent perçus comme étant moins productifs ou à peine aussi travailleurs que ceux qui étaient physiquement présents au bureau. Ces derniers mois, la recommandation du Gouvernement à appliquer le télétravail a permis à bien plus d’entreprises et d’employés de découvrir et d’expérimenter une toute nouvelle méthode de travail. 

Les évolutions que nous attendions d’ici 5 à 10 ans se réalisent d’ores et déjà et ne sont plus qu’un aspect normal du travail. Même les entreprises les plus conservatrices ont désormais compris les avantages qu’il y a à laisser les employés choisir leur lieu de travail. Aujourd’hui, il est peu probable que nous revenions à avoir autant de personnes dans les bureaux qu’auparavant, du moins à court terme, et il est certain que de nombreux employés ont trouvé des avantages personnels dans ce nouveau mode de travail.

Quelles sont les principales difficultés rencontrées par les entreprises face au télétravail ?

Lorsque tout a commencé, de nombreuses entreprises ont dû précipitamment activer le “mode survie” et trouver le moyen de continuer à fonctionner du jour au lendemain : changer les process, équiper les gens des outils technologiques adéquates pour leur permettre d’effectuer leur travail efficacement, assurer la productivité et maintenir le lien entre les employés, les clients et les partenaires. Les ordinateurs portables sont généralement équipés d’une caméra et d’un microphone, mais chaque foyer est source d’innombrables distractions sonores. Fort heureusement, ces dernières peuvent être traitées avec des solutions technologiques avancées dont nous disposons aujourd’hui. Mais encore une fois, tout le monde n’était pas préparé à cette situation exceptionnelle !

Plus globalement, nous voyons des organisations du monde entier se mobiliser non seulement pour naviguer et sortir de cette crise sanitaire sans précédent, mais aussi réfléchir à ce que cela impliquera comme changement dans leur futur mode opérationnel.

Comment les entreprises ont-elles géré cette situation en termes de moyens de communication ?

Cette situation de télétravail a été exceptionnelle à tous points de vue, et la transition n’a pas été sans heurts pour les employés qui ont dû rapidement mettre en place un bureau à domicile. Certaines entreprises avaient déjà mis en place des outils de travail à distance et/ou de collaboration via le Cloud, de sorte que la transition n’a pas été un choc complet. Les caméras, les casques, les ordinateurs et les écrans ont été aussitôt commandés pour répondre aux besoins des employés, et de nouveaux processus ont été rapidement mis en place.

Après ces quelques mois, les employés et les entreprises ont maintenant une meilleure compréhension de leurs besoins et de la technologie qu’ils doivent utiliser pour que le travail à distance fonctionne correctement. Une chose est sûre, le Covid-19 a accéléré la transformation numérique dont nous planifions la mise en œuvre depuis des années : la réponse à la question récurrente « quand est-ce que ce sera le bon moment » est clairement « maintenant » !

Les entreprises sont-elles préparées à cette imbrication étroite de la sphère privée et de la sphère professionnelle ?

Personne ne s’attendait à être précipité dans une telle situation inconnue aussi rapidement que nous l’avons tous été, sans préparation ni temps pour démarrer progressivement. Nous avons tous été immédiatement immergés dans l’océan de la collaboration à distance. Animaux de compagnie et bambins sont subitement apparus à l’écran, les pantalons ont été abandonnés et tout le monde a pu apercevoir des salons en désordre…

Travailler à distance ne sera jamais apprécier de tout le monde, mais étant donné que les employés sont équipés de technologies optimales et performantes (comme les casques, les haut-parleurs et les caméras Poly), cela peut devenir une option, un choix, pour de nombreux employés pour encore longtemps. La technologie doit également être complétée par une planification et une ergonomie appropriées, sans oublier une connexion internet rapide bien entendu. Mais dans une large mesure, c’est une question de perception et de culture. Selon le rapport commandé par Poly à Frost & Sullivan, 89% de la Génération Y préfèrent choisir leur lieu de travail tandis que 88% de la Génération Z aspirent à travailler avec des technologies de pointe. 

L’équilibre vie professionnelle / vie personnelle a été amélioré. Le temps gagné sur les trajets domicile-travail a été investi dans nos vies personnelles, la fatigue évitée et l’énergie économisée a permis d’être plus productifs et, parfois, certains collaborateurs passent plus de temps à travailler que s’ils étaient au bureau. Il est certains que le travail à distance fera désormais partie intégrante de notre façon de travailler à l’avenir. 

Le management à distance est-il différent du management traditionnel ? Comment faire participer les gens malgré la distance et la “solitude” ? La visioconférence est-elle un moyen de rapprocher les gens et de les faire collaborer ?

Alors que nous avions l’habitude de nous arrêter au bureau de nos collègues et de faire nos réunions en face à face, nous avons dû subitement gérer des équipes dispersées aux quatre coins de leur domicile, dans des cuisines, des salons, des chambres ou, dans le meilleur des cas, des pièces aménagées. Mais le chemin vers de réels bureaux aménagés à domicile est encore long. Pour gérer efficacement une équipe dans ce nouveau contexte, que certains connaissent mal, les responsables doivent s’adapter pour que cela fonctionne : 

  • Il est essentiel de communiquer autant que faire se peut avec les membres de son équipe par vidéo. Pourquoi la vidéo ? La vue est un sens clé chez l’être humain.  Nous recevons des signaux d’expressions et de langage corporel qui nous aident à mieux communiquer avec les autres. En fait, les neurosciences montrent qu’une bonne interaction visuelle permet des discussions plus productives. Plus secondaires, la messagerie instantanée et les e-mails restent néanmoins un bon moyen d’échanger. 
  • Essayez de trouver des moyens de remplacer les « pauses-café » du bureau en programmant une pause-café virtuelle par exemple. Cela peut être le moment de féliciter et souligner les bons résultats du travail de votre équipe, et de demander leur avis sur différents sujets.
  • Tout ne doit pas tourner autour du travail. Travailler à distance signifie que la majorité des interactions sont programmées et prennent un caractère transactionnel et impersonnel. Prenez quelques minutes pour vous demander ce que vous feriez si vous rencontriez vos collègues en personne. N’oubliez pas que les membres de votre équipe restent des êtres humains. 

Les écoles sont fermées et beaucoup de parents travaillent à distance, quels sont vos conseils pour travailler efficacement avec des enfants à la maison ?

Télétravailler est une chose, mais devoir le faire avec des enfants à la maison est une toute autre affaire. Etant moi-même parent, voici ce que je préconise : 

  • Définissez des horaires de travail et expliquez à votre enfant que, à moins que le domicile soit en feu, il ne doit pas vous déranger durant ces heures-là.
  • Pour que petits et grands respectent vos horaires de travail, essayez de structurer leur journée avec des moments de partage : repas, devoirs, lecture, temps de jeu pour les plus petits, exercices physiques, etc. Cela permettra à tous d’avoir des repères.
  • Utilisez des solutions technologiques qui permettent de télétravailler plus efficacement et suppriment les bruits environnants d’un foyer (animaux de compagnie, travaux, enfants, etc.). Les casques dotés de la fonctionnalité ANC (Active Noise Cancelling – ou suppression active du bruit), tels que notre Voyager 6200 UC ou Voyager 8200 UC, bloquent les bruits gênants. 

Le marché de l’UCC (Unified Communications and Collaboration) connait une certaine croissance en cette période exceptionnelle, pensez-vous que cela va durer et que le télétravail va s’installer durablement ?

Il est difficile de prédire l’avenir. Cependant, les solutions UCC ayant évolué très rapidement ces derniers mois, nous pourrions en tirer des bénéfices plus tôt que prévu. Selon une récente étude de Nemertes sur la transformation digitale, 70,6 % des entreprises dont les employés travaillent désormais à domicile déclarent qu’elles vont probablement continuer à le faire. Si une partie des collaborateurs sont fatigués de devoir rester à domicile, la plupart souhaitent saisir cette opportunité et faire de 2020 l’année du télétravail, au-delà des circonstances exceptionnelles. Chez Poly, nous avons un large panel de solutions de télétravail pour accompagner les entreprises dans leur transformation digitale.

Il y a des règles strictes de distanciation sociale, d’hygiène, d’organisation des espaces de travail imposées par le Ministère du travail. Quel sera l’impact sur les relations entre les employés et dans l’organisation du travail ?

Il y a différent changements qui s’opérent. Tout d’abord, les changements pratiques liés à prévention de la propagation du Covid-19. Dans l’immédiat, vous pouvez tirer un trait sur les grands déjeuners avec l’équipe au complet, et les grandes réunions dans une même salle. Tout se fera par petits groupes, toujours avec la règle de distanciation en vigueur. Mais même à distance, les gens peuvent toujours rester connectés, et c’est là que la vidéo tient un rôle capital. 

Cela a-t-il modifié leurs besoins en matière de solutions de communication par rapport à la situation d’avant la pandémie ? Comment pensez-vous que les besoins des entreprises vont évoluer en termes de solutions de communication ?

L’utilisation de la vidéo pour la communication et la collaboration est un excellent exemple de la manière dont la perception et le comportement des collaborateur ont changé. Avant cette crise, même lorsque les gens participaient à une visioconférence, la plupart d’entre eux n’allumaient pas leur caméra même si 70 % des employés étaient désireux d’ajouter la vidéo à leurs réunions de travail. Entre la théorie et la pratique, il y a souvent un fossé… Désormais, la vidéo est devenue incontournable. En restant chez eux, les employés se sont familiarisés plus rapidement avec la vidéo, car le besoin de rester connecté les incitait à activer leurs caméras. En outre, n’oublions pas les jeunes générations férues de technologie qui entrent dans la vie active, et qui sont déjà très à l’aise avec la vidéo puisqu’ils l’utilisent quotidiennement via des applications telles que TikTok, Snapchat, Face time, etc. 

Les réunions vidéo pouvant désormais se tenir n’importe où, dans des environnements différents mais bruyants, le confort de tous les participants doit être pris en compte. Il existe une grande différence entre la suppression du bruit et la suppression active du bruit, et bien que des caractéristiques différentes soient nécessaires pour des configurations de travail différentes, un système personnel tel qu’un casque doit équilibrer le besoin de confort de l’utilisateur et l’expérience de l’interlocuteur. Une technologie de réduction du bruit soigneusement sélectionnée, associée à un outil de capture de la voix élaboré permettront d’obtenir une fonctionnalité ANC optimale, rarement vue sur le marché. Quelle que soit la réunion à laquelle vous participez, la transmission de la voix est l’élément le plus critique pour toutes les réunions audio et vidéo. Les participants étant à la fois des personnes en salle de réunion, à domicile et en déplacement, les casques à suppression active du bruit, comme le Voyager Focus, sont essentiels pour une communication réussie. Notre célèbre gamme de casques Savi garantit que le destinataire n’entend que vous et non les personnes vous entourant, grâce à sa fonction Close Conversation Limiting (limitation des conversations rapprochées).

Quel sera le modèle dominant du bureau de demain ?

Le travail à domicile va probablement croitre de manière drastique par rapport aux années passées. Les entreprises changent d’avis sur le travail à distance, maintenant qu’elles ont constaté que ce mode de fonctionnement d’exclue pas la productivité.

Les entreprises pourraient passer à un système de roulement du temps de travail dans les bureaux, avec une partie seulement des collaborateurs présente sur place. Il pourra être nécessaire de modifier l’aménagement des bureaux pour qu’ils soient plus dispersés, de manière à ce que moins de personnes soient regroupées dans des espaces réduits. Les petits et moyens espaces de collaboration seront très probablement transformés en pièces individuelles plus calmes, car personne ne peut et ne souhaite se rassembler dans une même pièce pour le moment.

Comme le travail ne se fera pas uniquement au bureau, le format des réunions changera également. Le ratio entre présentiel et virtuel s’inversera : au lieu d’avoir une majorité de participants physiquement présents dans une salle de réunion et seulement quelques personnes en visioconférence, il y aura sûrement bien plus de personnes qui participeront à distance et les réunions auront automatiquement un lien associé pour participer par vidéo. 

Les modèles dominants d’open-space et de bureau flexible seront-ils remis en question ?

Les open-space et bureaux ouverts sont de plus en plus contestés depuis plusieurs années maintenant, et cela ne va pas aller en s’arrangeant. Le principal problème signalé par les collaborateurs est l’environnement bruyant : conversations entre collègues, appels téléphoniques permanents, cuisine partagée, animaux de compagnie au travail, etc. Chaque élément d’un open-space génère du bruit et diminue la concentration et la productivité. Selon notre étude menée l’année dernière, près d’un tiers des employés travaillant en open-space déclare que les distractions entraînent une baisse de productivité d’une heure par jour. Mais même si le télétravail et les bureaux flexibles ont de beaux jours devant eux, l’open-space demeura tout de même bel et bien présent.

Share

Partage

A propos de l'auteur

Franck La Pinta

J’accompagne depuis plus de 15 ans un groupe bancaire de dimension international dans sa transformation liée aux nouvelles technologies et au digital. J’interviens notamment pour analyser les impacts et exploiter les opportunités de cette révolution numérique sur les ressources humaines, le management, les process métiers, le marketing, la communication.

(0) Commentaires

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.